Регистрация портала Битрикс24 занимает считанные минуты. Разработчики хорошо постарались, чтобы сделать эту процедуру простой и интуитивно понятной. Однако при регистрации легко допустить несколько досадных ошибок, которые в будущем могут обернуться серьезными проблемами.
Итак, вы решили попробовать Битрикс24, перешли по ссылке на регистрацию портала, ввели телефон или email и нажали на кнопку «Начать бесплатно». Несколько секунд, и портал зарегистрирован. У него есть временный адрес (например, b24-hu24wi.bitrix24.ru) и перед вами диалог выбора основного инструмента для работы. Вы выбираете основной инструмент и… В общем, вот рейтинг ошибок при регистрации.
6. Отказ от рекламы и приглашений на вебинары
Да, мы не любим назойливую рекламу. Но рассылки от 1С-Битрикс — это не спам. Они интересны даже продвинутым пользователям. Вебинары же проводятся отдельно для начинающих пользователей, отдельно для продвинутых и отдельно для партнеров. Поэтому вам будет точно интересно, понятно и нескучно.
Битрикс24 — это живой организм, который постоянно развивается, обновляется и обсуждается. Не выпадайте из информационного поля. К тому же разбираться со сложной системой с помощью вебинара куда продуктивнее, чем читать документацию.
Не отказывайтесь от рассылок и вебинаров
5. Не сменить доменное имя сразу
При регистрации портал получает временное доменное имя: например, b24-hu24wi.bitrix24.ru. Желание сменить его поскорей на что-то более удобное и «человеческое» выглядит естественным, но есть люди, которые не торопятся его менять. Причины могут быть совершенно различными: «потом придумаю красивое имя», «сейчас не до красоты – сначала надо разобраться с функционалом», «…пока и так сойдёт, поменяю потом, если приживётся» и т.д и т.п.
Потом портал «приживается» и к моменту, когда вы «созрели» переименовать его, у вас уже в почтовых шаблонах используются прямые ссылки на CRM-формы, на сайте ссылка на скачивание прайс-листа, размещенного на общем диске и еще интегрирована телефония через REST-приложение. И везде используется временный адрес вашего портала. А если вы его переименуете, то нужно будет вспомнить все места, где вы явным образом указывали этот адрес…
Переименовывайте доменное имя портала сразу или почти сразу.
4. Длинное доменное имя
Допустим ваша компания называется «Плитка и Керамика» и вам нужно придумать доменное имя для портала — что-то, что будет перед .bitrix24.ru. Задать адрес портала plitkaikeramika.bitrix24.ru будет ошибкой. Работать всё будет, но ваши сотрудники будут каждый раз изнывать, набирая этот адрес. А кроме сотрудников его никто и не увидит.
Да, адрес сохраняется в истории браузера, и по первым символам браузер подставит нужный адрес. Да, можно сделать закладку в браузере или даже поставить Битрикс24 домашней страницей (кстати, это удобно). Но всё равно будут случаи, и, поверьте, немало, когда вам придется вписывать адрес вручную.
Называйте портал коротко: pik, pic, pk1, pnk, plitka, keram и т.д. Избегайте длинных названий, разночтений в произношении и витиеватых нагромождений символов. Чем проще, тем лучше.
Чем короче доменное имя, тем удобнее будет вашим коллегам.
3. Убрать Живую ленту из главного меню
Первое окно, которое вы видите по завершении регистрации портала, — выбор основного инструмента. Здесь вы указываете, как именно вы будете использовать ваш Битрикс24. Выбор никак не влияет на функционал, а всего-навсего изменяет порядок пунктов главного меню (это которое слева). Тот пункт, что выше всех в главном меню, будет открываться автоматически при входе на портал.
В Битрикс24 есть инструмент, который сложно переоценить — это Живая лента. Именно в ней отображается всё, что происходит на портале: новые задачи и комментарии к старым, обсуждения, приглашения на встречи, важные сообщения от руководства, благодарности и поздравления, задания и уведомления бизнес-процессов, требующие вашего участия и многое другое. Здесь же ближайшие дни рождения коллег, следующие встречи, монитор состояния задач. Живая лента — это тот инструмент, который делает битрикс битриксом! Глупо его не использовать, при том что он доступен в полном функционале даже на бесплатном тарифе.
Когда вы выбираете инструмент «Офис», то Живая лента становится основным инструментом. Если вы выберете основным инструментом, например «CRM», то Живая лента скроется из главного меню в раздел «Еще», в который заходят далеко не все. Конечно, потом её оттуда можно вытащить, а можно и сменить главный инструмент, но это уже другая история…
Всегда выбирайте «Офис», если на портале будет работать больше 1 человека.
2. Регистрация на телефон или соцсети
Портал Битрикс24 регистрируется на «Битрикс 24 Паспорт» создателя. Битрикс 24 Паспорт — это вообще отдельная тема, заслуживающая отдельно статьи. Битрикс 24 Паспорт может быть зарегистрирован как с помощью социальных сетей, так и на номер телефона или email. Если вас пригласили как сотрудника, то вы можете использовать любой удобный для вас способ регистрации Паспорта. Но если вы создаёте портал и у вас нет Битрикс-паспорта, то крайне настоятельно рекомендую регистрировать его строго на электронную почту.
Регистрируя портал, вы становитесь его «Создателем» — пользователем номер 1 (User ID: 1). Это очень ответственная учетная запись. Самые ответственные манипуляции делаются именно с учетки номер один. Например, если вам потребуется перенести арендованный телефонный номер на другой портал (или с другого портала на ваш), то вам потребуется отправить запрос по электронной почте строго с email-а, на который был зарегистрирован портал. Или, если вам потребуется восстановить портал из бэкапа (который создаётся на тарифах «Команда» и «Компания»), то нужно будет отправить запрос в чат техподдержки именно с учетки пользователя с ID 1. Кстати, досадно, когда эта учетная запись принадлежит президенту группы компаний, и чтобы отправить с неё банальный запрос, приходится беспокоить такооооого человека, но это тоже другая история…
Используйте email при регистрации портала.
1. Регистрация на общую корпоративную почту
Как было сказано выше, электронная почта, указанная при регистрации, несет большую смысловую нагрузку административного характера. Однако зачастую при регистрации портала указывают общую почту компании. Но к этой почте имеет доступ множество сотрудников, и все они становятся… администраторами, потому что с помощью этой почты можно восстановить пароль от главного Битрикс-паспорта, на который зарегистрирован портал. Это огромная дыра в безопасности портала!
У каждого человека есть адрес электронной почты, который он считает для себя основным, главным. Это совсем не обязательно ящик на корпоративном домене. Важно, чтобы вы регулярно просматривали его, ведь туда будут поступать уведомления о состоянии тарифа, о балансе телефонии и т.п. Этот ящик — ключ от вашего портала Битрикс24.
Не регистрируйте портал на общую почту!
Вместо заключения
Если первые пять ошибок субъективны, спорны и исправимы, то ошибка с регистрацией на общую почту может быть критической. Пожалуйста, будьте осмотрительны, ведь регистрируя портал, вы закладываете фундамент будущей системы жизнеобеспечения компании.